Toda empresa pequena repete as mesmas tarefas toda semana: o orçamento montado do zero, a cobrança escrita de novo, a resposta sobre horário digitada pela décima vez, a conta que só é lembrada no dia do vencimento. Este guia mostra como deixar 12 dessas tarefas prontas uma vez, para depois só usar.
Aqui, automatizar quer dizer o que um dono de negócio faz sozinho, sem programar e sem contratar ninguém: um modelo pronto, uma regra de planilha que pinta o que precisa de atenção, um recurso do WhatsApp Business que responde no seu lugar e um lembrete que se repete. O Claude entra para escrever o texto, o modelo e a fórmula.
Você precisa de uma conta no Claude (claude.ai, o plano grátis serve), da planilha que já usa (Google Planilhas ou Excel), do aplicativo WhatsApp Business (grátis) e do Google Agenda ou do alarme do celular. As 12 tarefas estão separadas por área, cada uma com o primeiro passo, o prompt para copiar e o cuidado.
Antes de começar: duas regras
- Dado de cliente fica fora do Claude. CPF, telefone e endereço não ajudam a escrever o texto nem a fórmula. Apague essas colunas antes de colar qualquer planilha. Se precisar do nome, use só o primeiro.
- O que vai para o cliente, você confere. O Claude escreve o rascunho e pode completar uma lacuna com um dado que parece certo e não é. Preço, prazo e nome quem confirma é você.
Nos prompts abaixo, o que está entre colchetes é o que você troca pelos dados da sua empresa.
O que este guia não promete
Nada aqui roda sozinho dentro dos seus sistemas nem conversa com o cliente no seu lugar. O Claude não entra na sua planilha nem no seu WhatsApp: ele escreve, você cola. Responder cliente automaticamente com IA no WhatsApp ou ligar a planilha ao sistema de vendas exige integração feita por alguém que programa, e isso fica fora deste guia.
Também não há número de horas economizadas. Isso depende de quantas vezes por semana você faz cada tarefa, e só você consegue medir.
Venda
1. Modelo de orçamento
Por quê: orçamento montado do zero toda vez é onde aparece o erro de soma e o cliente esperando.
Primeiro passo: peça ao Claude o modelo e monte numa aba chamada Modelo. A cada orçamento novo, duplique a aba (clique com o botão direito no nome da aba, Duplicar) e troque só os itens.
Monte um modelo de orçamento para o Google Planilhas de uma [loja de material de construção]. Quero: cabeçalho com nome da empresa, data e validade de [7 dias]; colunas Item, Quantidade, Preço unitário e Total; total geral com fórmula; linha de forma de pagamento [Pix ou cartão]. Diga em qual célula vai cada coisa e a fórmula de cada total, em português.
Cuidado: confira o total do primeiro orçamento com a calculadora. Se bater, a fórmula está certa para os próximos.
2. Retorno do orçamento
Por quê: muito orçamento morre porque ninguém perguntou de novo.
Primeiro passo: logo depois de mandar o orçamento, crie um lembrete no Google Agenda (ou no celular) para dois dias depois, com o nome do cliente. Deixe a mensagem de retorno salva como resposta rápida no WhatsApp Business (veja a tarefa 4), com o atalho /retorno.
Escreva 2 mensagens curtas de retorno para um cliente que recebeu orçamento de [reforma do banheiro] e não respondeu. Uma para 2 dias depois, outra para uma semana depois. Tom educado, sem pressão, e ofereça tirar dúvida.
3. Descrição de produto
Por quê: descrever produto um por um é a tarefa que mais fica para depois.
Primeiro passo: faça uma lista com nome, material, medida e uso de cada produto, e cole tudo de uma vez.
Escreva a descrição de cada produto desta lista para o site e o Instagram. Até 5 linhas cada, dizendo para quem serve. Use só as informações que eu passei e não invente medida, material nem garantia. Lista: [cole aqui]
Cuidado: leia cada descrição antes de publicar. Se aparecer uma característica que você não passou, apague.
Atendimento
As três tarefas desta área ficam no aplicativo WhatsApp Business, em Configurações, Ferramentas comerciais. São recursos do próprio app, de graça. O nome do menu pode mudar um pouco entre versões do aplicativo e entre Android e iPhone.
4. Pergunta repetida (respostas rápidas)
Por quê: horário, endereço, entrega e forma de pagamento são perguntados todo dia.
Primeiro passo: em Ferramentas comerciais, abra Respostas rápidas e crie uma por pergunta, cada uma com um atalho: /horario, /endereco, /entrega, /pagamento. Na conversa, digite a barra / e escolha a resposta. Ela entra no campo de texto e você ainda pode ajustar antes de enviar.
Para escrever os textos:
Escreva respostas curtas para o WhatsApp da minha [padaria] para estas perguntas: horário, endereço, entrega e formas de pagamento. Dados: [horário, endereço, regra de entrega, formas de pagamento]. Até 3 linhas cada, tom simpático.
5. Fora do horário (mensagem de ausência)
Por quê: quem manda mensagem às 22h e não recebe nada acha que foi ignorado.
Primeiro passo: em Ferramentas comerciais, abra Mensagem de ausência, ligue e escolha enviar fora do horário comercial (o horário comercial fica no perfil da empresa). Diga quando você volta a responder e, se fizer sentido, onde está o cardápio ou o catálogo.
6. Cliente novo (mensagem de saudação)
Por quê: a primeira mensagem do cliente quase sempre é a mesma pergunta.
Primeiro passo: em Ferramentas comerciais, abra Mensagem de saudação e ligue. Ela vai para quem escreve pela primeira vez ou depois de um tempo sem conversa. Ponha o que todo mundo pergunta primeiro: horário, endereço e como fazer o pedido.
Escreva uma mensagem de saudação para o WhatsApp Business da minha [loja de roupas], com horário [seg a sáb, 9h às 18h], endereço [bairro] e como pedir [pelo catálogo ou aqui na conversa]. Até 4 linhas.
Financeiro
7. Conta que vai vencer
Por quê: conta esquecida vira multa e juros.
Primeiro passo: numa planilha, uma conta por linha: Descrição na coluna A, Valor na B, Vencimento na C, Pago (sim ou não) na D. Depois peça a regra de formatação condicional, que é o recurso da planilha que pinta a célula quando uma condição é verdadeira.
Tenho uma planilha de contas a pagar no [Google Planilhas]: descrição na A, valor na B, vencimento na C e pago (sim/não) na D, a partir da linha 2. Quero que a linha fique vermelha quando a conta vence nos próximos 3 dias e ainda não foi paga. Me dê a fórmula da formatação condicional, em português, e onde clicar.
Para você conferir o que ele vai devolver, a fórmula costuma ser parecida com esta, aplicada ao intervalo A2:D200 com a opção "a fórmula personalizada é" (no Excel: "usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas"):
=E($C2>=HOJE(); $C2<=HOJE()+3; $D2<>"sim")
O cifrão antes da letra trava a coluna, para a linha inteira pintar junto.
Cuidado: a regra só funciona se a coluna de vencimento tiver data de verdade (05/12/2026), não texto ("5 de dez").
8. Cobrança de atrasado
Por quê: cobrança escrita na hora sai ou dura demais ou mole demais.
Primeiro passo: peça as três versões de uma vez e salve cada uma como resposta rápida no WhatsApp Business (/cobranca1, /cobranca2, /cobranca3).
Escreva 3 mensagens de cobrança para clientes da minha [oficina]: um lembrete amigável no dia do vencimento, uma de atraso depois de [5 dias] e um último aviso depois de [15 dias]. Deixe [nome], [valor] e [data] como espaços para eu preencher. Ofereça combinar outra data. Nada de ameaça.
Cuidado: antes de mandar, troque nome, valor e data. Mensagem de cobrança com valor errado é pior que nenhuma.
9. Fechamento do mês
Por quê: saber quanto entrou e saiu em cada categoria sem refazer a conta no fim do mês.
Primeiro passo: numa aba Lançamentos, anote uma entrada ou saída por linha: Data na A, Descrição na B, Categoria na C (Vendas, Aluguel, Fornecedor, Salários...) e Valor na D, com saída em número negativo. Depois peça a fórmula do resumo.
Tenho uma aba Lançamentos no [Google Planilhas] com data na A, descrição na B, categoria na C e valor na D (saída negativa). Monte uma aba Resumo que some cada categoria no mês de [novembro de 2026] e mostre o saldo. Me dê as fórmulas em português e diga em qual célula vai cada uma.
Em geral ele vai usar SOMASES, que soma só as linhas que atendem a várias condições ao mesmo tempo (a categoria e o mês, por exemplo):
=SOMASES(Lançamentos!D:D; Lançamentos!C:C; "Aluguel"; Lançamentos!A:A; ">="&DATA(2026;11;1); Lançamentos!A:A; "<"&DATA(2026;12;1))
Cuidado: confira o total de uma categoria com o extrato do banco no primeiro mês. Isso é um resumo para você, não substitui o contador.
Estoque
10. Estoque baixo
Por quê: descobrir que o produto acabou quando o cliente pede.
Primeiro passo: na planilha de estoque, com Produto na A, Quantidade na B e uma coluna nova Mínimo na C (o quanto você quer ter sempre), peça a regra que pinta.
Na minha planilha de estoque no [Excel], o produto está na A, a quantidade na B e o estoque mínimo na C, a partir da linha 2. Quero que a linha fique laranja quando a quantidade estiver abaixo do mínimo. Me dê a fórmula da formatação condicional, em português, e onde clicar.
A fórmula costuma ser =$B2<$C2, aplicada a A2:C500.
11. Pedido ao fornecedor
Por quê: o pedido sai mais rápido quando a lista já está separada.
Primeiro passo: filtre ou copie as linhas pintadas de laranja e cole no Claude.
Escreva um pedido para meu fornecedor com estes produtos e quantidades: [cole as linhas]. Peça preço, prazo de entrega e condição de pagamento. Tom direto e educado, para mandar por [WhatsApp].
Cuidado: confira a quantidade de cada item. O Claude repete o que você colou, e se a planilha estiver desatualizada o pedido também vai estar.
12. Contagem da semana
Por quê: a regra do estoque baixo só funciona se a quantidade da planilha for verdadeira.
Primeiro passo: crie no Google Agenda um evento que se repete toda semana (em "Não se repete", troque para "Semanal"), por exemplo segunda às 8h, com o título "contar estoque". No celular, um alarme com repetição na segunda faz o mesmo. Depois peça o checklist:
Monte um checklist de contagem de estoque semanal para uma [loja de cosméticos] com [3 prateleiras e um depósito]. Itens curtos, na ordem em que eu ando pela loja, com espaço para anotar a quantidade. Para imprimir.
Por onde começar
Doze tarefas de uma vez não pegam. Escolha três, deixe prontas e use por duas semanas. Se você passou esse tempo sem precisar lembrar delas, pegue as próximas. Este prompt ajuda a escolher:
Tenho uma [loja de roupas] com [2 funcionários]. Toda semana eu refaço: [orçamento, cobrança e pedido]. Quais 3 tarefas eu deixo prontas primeiro com planilha, WhatsApp Business e lembrete? Dê o primeiro passo de cada, sem nada que exija programador.
Limites
- O Claude escreve o texto e a fórmula, mas não entra na planilha nem no WhatsApp. Quem cola, confere e envia é você.
- Fórmula escrita para o Google Planilhas pode precisar de ajuste no Excel, e o contrário. Diga sempre qual dos dois você usa.
- Respostas rápidas, saudação e ausência existem no WhatsApp Business, não no WhatsApp comum. Trocar de app mantém o número, mas faça backup das conversas antes.
- O plano grátis do Claude tem limite de uso por período. Para estas tarefas ele costuma sobrar; planilha muito grande gasta mais.
Próximo passo
Se depois de montar as primeiras tarefas você quiser saber o que dá para automatizar de verdade no seu negócio, inclusive o que precisa de integração, o diagnóstico gratuito da VinnAI está em vinn-ai.com.